交通費精算について。

交通費精算は、経費精算の一種ですが、精算方法が若干異なります。通常会社の経費を立て替えた場合、立て替えたという証拠を用意する必要があります。しかし電車やバスに乗る場合、多くは領収書の類いはもらえません。そうなると交通費を証明する為の別の方法として、精算書にいつ、何処から何処へ、何の交通機関を使って何駅から何駅まで乗車したか、出掛けた目的は最低限記載しておく必要があります。つまり、そこへ行ったという証拠として、領収書の代わりに精算書を残すことによって、立て替えた交通費を精算することが出来ます。しかし、新幹線等は領収書が発行出来るものなので、必ず提出しなくてはなりません。会社によって交通費の精算方法に若干の差はあると思いますが、今読んでいただいた内容は経理担当の満足の為にやっている事ではなく、税法上必要な事ですので、面倒な事もあるかと思いますが、会社の規定通りに精算をしなくてはならないと思います。

交通費精算の仮出金制度と個人の領域

営業の人が交通費精算を行う場合、もし自分のお金から出張費のすべてを支払うとすると、後で精算してもらえるとはいえ、一時的な資金負担がとても大きくなってしまいます。そのため多くの会社では旅費精算のシステムとして仮出金制度を採用していると思います。日本では、どこへ行く時はいくら仮出金するかは労使で決めたり、会社独自で決めたりしているはずですし、労働基準法の範囲内であれば仮出金制度自体が義務付けられているものではありませんが、以前出向していたチェコという国では、法律に(通達とかではなく)どの国に出張する場合には、一日いくらの仮出金をしなければならないと書かれており、仮出金制度は強制的なものでした。そういったことを踏まえて考えると、会社の活動と個人の活動の境界線というのは隣り合っているものだと改めて実感できます。だからこそ、旅費精算に限らずいろいろな制度があるのだと思います。

交通費精算は早く返ってくるように

交通費精算は早く処理しないといけないものですが、これがなかなか出来ないところです。計算して、手当も計算しながら交通費を新生しないといけないですね。もっと簡単なシステムがあって、そこに入力するだけで清算出来るものが浸透するといいです。大手の企業ならそういうのもあるとは思います。中堅から小さい企業になるとなかなかそういうのは導入しにくいですね。それだけで費用が掛かってしまいます。でも効率やそこにかかる人件費ということを考えると、このほうがはるかに得ではないかと思います。なので、ここは思い切って導入出来る体制をとるほうがいいですね。そのほうが社員が自由に入力出来て、そこの人員を割くこともないので、効率的です。早く旅費を返却出来るという点でもいいと思います。簡単なシステムのほうが使い勝手はいいとは思います。

そう思って、色々調べていたところ各社色々な交通費精算ツールをリリースしていました。特に調べていて気になったのはクラウド型交通費精算システムネクストICカードというツールです。 前述のとおり、なるべく簡単で使い勝手が良いほうが交通費精算としてはいいと思います。そういう意味ではインストール型ではなく、WEBサービス系の交通費精算を選ぶべきですし、本当にその交通機関を使ったのかどうか。というのを今までは調べることが出来ませんでした。しかし上記のツールであれば普段使っているPASMOやSuica内にある交通費データを利用するみたいで自動的に金額等がわかるようです。手間も減りますし、不正もなくなるし、利用するといいと思います。

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